Se até um tempo atrás contar com sistemas de gestão nas empresas era um diferencial, hoje isso já se tornou uma necessidade básica. A quantidade de dados que uma empresa gera em um único dia é enorme, sem a ajuda de um sistema fica quase impossível manter a organização e o bom funcionamento do negócio.

Existem diversos tipos de sistemas, mas um dos mais procurados e bem vistos por empresas dos mais diversos segmentos é, sem dúvidas, o sistema SAP. Isso porque, esse é um dos sistemas mais completos no mercado.

Se você tem uma empresa e está buscando por formas de otimizar seus processos de forma organizada, precisa conhecer o SAP! E, se você ainda não conhece, não se preocupe! Vamos te explicar tudo neste conteúdo.

Então, continue com a leitura até o final para não deixar passar nenhuma informação importante e não restar dúvidas.

O que é sistema SAP?

SAP é a sigla para a expressão alemã “Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung” que em português foi traduzido para “Sistemas, Aplicativos e Produtos para Processamento de Dados”.

De modo resumido, o SAP funciona como uma ERP (planejamento de recursos empresariais ou ainda sistema integrado de gestão empresarial). Ou seja, ele serve para fazer a integração de diferentes setores de uma empresa em um único local.

Dessa forma, setores como contabilidade, vendas, logística, fiscal, entre outras, são integradas. Com o SAP também é possível ter maior controle de todos os processos gerenciais da empresa e informações em tempo real.

Assim, informações sobre estoque, produtos, entre outros, estão sempre atualizadas e fáceis de serem encontradas. De modo geral, o SAP é responsável por otimizar o controle e gerenciamento de todas as informações da empresa.

Como funciona

Um dos diferenciais do sistema SAP é que ele tem a capacidade de se adaptas conforme as necessidades de cada cliente. Isso é possível por conta dos diversos módulos que o sistema oferece. No decorrer deste conteúdo falaremos melhor sobre esses módulos.

Para que o SAP funcione, ele é constituído em três bases, sendo elas: front-end, application e data base. Cada um desses pilares têm suas próprias funcionalidades. Como, por exemplo, o front-end tem a função de repassar, em tela, todas as informações para os colaboradores.

Já o application é responsável por processar todas as atividades que estão sendo executadas. E, por fim, o data base tem como principal função o armazenamento e processamento de todos os dados das operações da organização.

Principais módulos do sistema SAP

Como citado anteriormente, o sistema SAP conta com diversos módulos. Neste tópico vamos falar mais sobre cada um deles. Confira!

O Financial Accounting, conhecido como FI, é o módulo usado para rastrear todos os fluxos de dados financeiros que ocorrem na empresa. Desse modo, é mais fácil tomar decisões precisas. 

CO, ou Controlling, é usado para coordenar, otimizar e monitorar os dados de uma empresa. Isso ajuda a comparar os números reais gerados pela organização, com os números planejados. Assim, é possível entender quais pontos da estratégia precisam ser melhorados ou alterados.

Sales and Distribution, como o próprio nome indica, auxilia nas situações de venda e distribuição de produtos e serviços. Esse módulo acompanha toda a trajetória, desde o começo da transição de venda, até ela ser finalizada.

A parte de logística, gerenciamento de material e planejamento fica por conta do módulo Material Management (MM). Já a parte de produção e planejamento de recursos é de responsabilidade do módulo Production Planning and Control.

Quality Management é um módulo que para funcionar corretamente precisa ter integração com outros módulos e setores, como por exemplo, planejamento, produção, vendas, controle, entre outros. Isso porque, o QM é responsável pela gestão de qualidade dos processos da empresa.

E por último, mas não menos importante, o módulo de Manutenção é importante para manter o sistema funcionando de forma correta.

Benefícios de usar o sistema SAP

O sistema SAP oferece muitos benefícios para as empresas que fazem a implementação dessa solução. Confira abaixo alguns deles.

Por conta da integração que o sistema oferece para a empresa, deixando todos os dados organizados em um único local, de fácil acesso para aqueles que são autorizados a acessá-los, a comunicação entre os setores é melhorada, o que ajuda na fluidez dos processos. 

Em conjunto com a melhora na comunicação, também é perceptível um aumento na agilidade dos processos e entregas. Além de uma comunicação melhor, o sistema automatiza diversas operações.

O sistema SAP dá maior controle dos dados para os gestores das empresas ou dos setores. Somente eles podem autorizar pessoas a terem acesso aos dados e processo. Até mesmo para adicionar informações é preciso ter autorização.

A implementação do SAP também ajuda a reduzir, ou até mesmo a extinguir, alguns custos. Isso porque diversas operações são automatizadas, o que torna o processo mais em conta. 

O sistema não exige nenhum conhecimento mais aprofundado ou específico para ser usado, isso facilita até na implementação e adaptação dos colaboradores com o sistema. Outro benefício é o fato do SAP ser escalável, o que proporciona a possibilidade de adicionar ferramentas ao sistema.

A competitividade é algo recorrente e bem forte no mercado nos dias atuais. Com o sistema SAP a empresa se destaca de forma positiva entre os concorrentes, por conta de processos internos mais organizados e eficientes.

Como implementar

Assim como em qualquer outro processo, antes de implementar o sistema SAP é fundamental contar com um bom planejamento. Para isso, é preciso entender bem as necessidades do negócio que você espera que sejam saciadas.

Desse modo, será mais fácil identificar qual módulo do SAP irá se encaixar melhor no seu negócio e de fato solucionar seus problemas. 

O recomendado para a implementação do sistema é buscar auxílio de profissionais qualificados e que tenham vasto conhecimento no assunto para que o melhor sistema seja escolhido e implementado de forma correta e funcional.

Por que realizar testes no sistema SAP?

Na fase de implementação do sistema SAP dentro de uma empresa é fundamental executar o teste de compatibilidade. Dessa forma, surpresas indesejadas causadas pela divergência entre o sistema e algum sistema operacional ou aplicativo, é evitado. 

Mas, é claro que uma empresa que use o sistema SAP ainda deve realizar testes constantes em seus serviços. Afinal, só os testes garantem o bom funcionamento dos produtos e serviços.

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